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Elegir software no es una decisión estratégica. Es una decisión que te puede quebrar.
Te lo digo así porque lo he visto:
Una empresa se gasta $80 millones en un ERP "estratégico" que le vendieron en un evento bonito. 6 meses después, nadie lo usa. Siguen en Excel. El gerente me llama: "Bro, nos metimos en un problema, ¿nos puedes sacar de este?"
El problema no fue el ERP. Fue cómo lo eligieron.
La mayoría elige software como quien elige pareja en una fiesta: por lo bonito que se ve en la demo, no por cómo te va a tratar todos los días a las 7am cuando tienes 20 pedidos encima.
Los 8 filtros que usamos en TotalSys antes de decirte SÍ o NO
Nosotros a veces le decimos que NO a un cliente. Porque si no le sirve lo que hacemos, prefiero no venderle. Estos son los 8 filtros que aplicamos:
Filtro 1: ¿Resuelve tu dolor de hoy o el dolor que te inventaron?
Te venden IA, blockchain, metaverso. Pero tú lo que necesitas es saber cuánto te cuesta cada pedido. Si el software no te resuelve el dolor que te hace perder plata HOY (costos, entregas, inventario), no es para ti. Por más "estratégico" que suene.
Filtro 2: ¿Tu gente lo va a usar o lo va a odiar?
Muéstrale la demo a tu operario de planta, no solo al gerente. Si tu operario de 50 años que lleva 15 años en la empresa no entiende cómo registrar una producción en 3 clics, ese software está muerto. El mejor software es el que se usa, no el que tiene más funciones.
Pregunta de oro: ¿Mi equipo lo puede usar desde el celular sin manual? Si la respuesta es no, sigue buscando.
Filtro 3: ¿Se adapta a tu proceso o tú te tienes que adaptar a él?
Este es el error #1. Compras un ERP gringo que te obliga a trabajar como una empresa alemana. Tú no eres una empresa alemana. Eres una empresa colombiana que tiene que reprogramar producción porque el camión se varó en La Pintada.
El software a la medida gana aquí: se adapta a cómo TÚ trabajas, no al revés. Si tienes que cambiar todo tu proceso para que el software funcione, ese software no es para ti.
Filtro 4: ¿Cuánto te cuesta DE VERDAD?
El vendedor te dice $20M. Pero no te dice: $10M de implementación, $5M de capacitación, $2M mensuales de soporte, $8M cada vez que quieres un reporte nuevo.
Pide el costo total a 2 años. Software barato + implementación cara + soporte que te cobra por cada clic = el software más caro de todos. Nosotros damos precio cerrado, sin sorpresas. Si te digo $30M, son $30M, no $30M + IVA + sorpresas.
Filtro 5: ¿Te deja salir?
Pregunta incómoda que nadie hace: Si mañana te quieres ir, ¿te puedes llevar TUS datos? ¿En qué formato? ¿Te cobran por sacarlos?
Hay softwares que te secuestran. Te cobran por exportar tu propia información. Si no te responden claro a esto, huye.
Filtro 6: ¿Con quién hablas cuando se daña a las 6pm un viernes?
No con un ticket en India que te responde en 48 horas. Con alguien que conoce tu empresa, que sabe cómo es tu proceso y que te contesta por WhatsApp.
Nosotros no tenemos call center. Tienes el WhatsApp directo del que te implementó. Eso vale más que 100 funciones.
Filtro 7: ¿Te muestra el costo real por pedido o solo te guarda datos?
Este es nuestro diferencial y por eso te lo pregunto: ¿El software te dice al final del día: "Este pedido te dejó $2M de ganancia y este te hizo perder $500k"? ¿O solo te guarda que vendiste?
Si solo guarda datos pero no te dice si ganaste o perdiste, es un archivo caro, no un software de gestión.
Filtro 8: ¿Crece contigo o te toca botarlo en 2 años?
Hoy tienes 10 empleados. En 2 años tendrás 30. ¿El software aguanta? ¿Le puedes agregar el módulo de inventario sin pagar otra licencia gigante? ¿Le puedes conectar la tienda online que vas a montar el otro año?
El software a la medida crece por módulos. Empiezas con producción y costos. Luego le pegas facturación, luego inventarios, luego lo que necesites. No pagas por todo desde el día 1.
La tabla que te salva de arrepentirte
Antes de firmar, llena esto con tu equipo. Si el software saca menos de 6 SÍ, no lo compres:
¿Resuelve mi dolor de hoy que me hace perder plata? SI / NO
¿Mi operario lo entendió en la demo sin manual? SI / NO
¿Se adapta a mi proceso actual? SI / NO
¿El costo total a 2 años está claro y sin sorpresas? SI / NO
¿Me puedo llevar mis datos cuando quiera? SI / NO
¿Tengo soporte directo con alguien que conoce mi empresa? SI / NO
¿Me dice el costo y margen real por pedido? SI / NO
¿Puedo agregarle módulos después sin botarlo? SI / NO
Mi consejo después de ver 100 empresas arrepentidas
No compres el software más famoso. Compra el que tu equipo vaya a usar todos los días a las 7am sin quejarse.
Y si tu proceso es diferente (porque todas las plantas son diferentes), no trates de meter tu proceso en un ERP genérico. Haz un software a la medida que haga exactamente lo que necesitas: programar producción, pedir material justo y saber si ganaste plata.
¿Estás comparando software y no sabes cuál no te va a dejar tirado a los 3 meses?
En TotalSys te decimos la verdad, aunque eso signifique decirte que no nos necesitas. Si te sirve lo que hacemos, te lo hacemos a la medida. Si no, te decimos quién sí te sirve.