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¿Cuánto cuesta un software a la medida? Te lo digo sin miedo y con factura en mano
Todos evitan responder esto. Te dicen "depende", "es según el alcance", "agendemos una reunión".
Yo no. Te voy a dar precios reales de lo que cobramos en TotalSys en Colombia en 2026, con ejemplos, para que no te cojan de primo.
Porque la pregunta no es cuánto cuesta el software. La pregunta es cuánto te cuesta NO tenerlo y cuánto te cuesta comprar uno barato que después tienes que botar.
Precios reales en Colombia (2026) - Lo que ves es lo que pagas
Nivel 1: Automatización de un dolor puntual - $8M a $18M COP
Qué es: Tienes un proceso que te está matando pero es solo uno. Ejemplo: control de producción en Excel que nadie entiende, o cotizaciones que tardas 2 días.
Qué incluye: Un sistema web simple, 1-2 módulos, 1-2 usuarios clave, que resuelve ese dolor. Ejemplo real: Sistema de cotizaciones que calcula costo real + genera PDF + envía por WhatsApp. O sistema de órdenes de producción con solicitud de materiales automática.
Tiempo: 3-5 semanas.
Para quién es: Empresa de 5-15 empleados que pierde plata por un proceso manual específico. No quiere un ERP, quiere quitarse un dolor ya.
ROI: Si ese dolor te cuesta $3M al mes en horas perdidas, se paga en 4 meses.
Nivel 2: Sistema de producción y costos completo - $18M a $40M COP (NUESTRO MÁS VENDIDO)
Qué es: Es el que hacemos el 70% de las veces. Es el software que tú hiciste y que vendes. Une pedidos, producción, materiales, costos reales y facturación electrónica.
Qué incluye: 4-6 módulos: Pedidos/Cotizaciones, Producción (órdenes, avance, tiempos), Inventario y Compras (MRP simple), Costos reales por orden (material + mano de obra + máquina), Facturación electrónica automática, Dashboard de margen por pedido.
Tiempo: 6-10 semanas.
Para quién es: Planta o taller de 15-50 empleados que ya no puede con Excel, que no sabe si gana o pierde por pedido y que para producción por falta de material.
Ejemplo real: Taller metalmecánico en Envigado, 25 empleados. Antes: costos 5 días después. Ahora: costo real cada hora. Pasó de perder en 3 de cada 10 pedidos sin saberlo, a ganar en 9 de 10 porque corrige a tiempo.
ROI: Si pierdes $5M al mes por pedidos mal costeados + $3M por paradas, se paga en 3 meses.
Nivel 3: Plataforma completa con IA y conexión externa - $40M a $80M+ COP
Qué es: Ya tienes el sistema base y quieres escalar. Conectar tienda online, IA para pronósticos, portal para clientes donde ven el estado de su pedido, integración con Siigo/Alegra, app móvil para operarios.
Qué incluye: Todo lo del Nivel 2 + IA para cálculo de precios, alertas de sobrecosto, pronóstico de compras, portal cliente, e-commerce, app móvil.
Tiempo: 12-20 semanas, por fases.
Para quién es: Empresa de 50+ empleados que ya factura bien, que quiere crecer sin contratar 10 personas más en administración y que quiere darle trazabilidad al cliente.
¿Por qué el software de $5M te termina costando $50M?
Te lo explico porque lo veo cada mes:
Contratas al primo o al freelance de $5M. Te entrega un sistema que funciona 3 meses. Después quieres agregarle facturación electrónica y te dice "eso no estaba en el alcance, son $8M más". Quieres que funcione en el celular y te dice "hay que rehacerlo, son $10M más". Se desaparece un mes. Contratas a otro que te dice "esto hay que botarlo y empezar de cero, son $25M".
Total gastado: $5M + $8M + $10M + $25M = $48M y 8 meses perdidos. Y aún no tienes nada estable.
El software barato es el más caro. Porque no pagas por código, pagas por que alguien entienda tu negocio y te dé soporte cuando se daña un viernes a las 6pm.
¿Qué hace que un software valga $18M y otro $40M si "hacen lo mismo"?
3 cosas que la gente no ve en la cotización:
1. El levantamiento: ¿El que te cotiza se sentó 2 días en tu planta a entender tu proceso real o te mandó un formulario de 10 preguntas por WhatsApp? Si no entendió tu proceso, te va a entregar algo que no sirve. Nosotros cobramos el levantamiento porque es el 50% del éxito. Si lo hacen gratis, es porque no lo hacen.
2. El soporte post-entrega: ¿Qué pasa si a los 2 meses encuentras un bug o quieres cambiar algo pequeño? ¿Te cobran $500k por cada cambio o tienes 3 meses de garantía y ajustes incluidos? Nosotros damos 3 meses de ajustes y soporte directo por WhatsApp. No tickets.
3. La continuidad de tu operación: ¿Tu información es tuya y puedes seguir operando sin depender de un tercero? ¿Puedes exportar tus datos cuando quieras y tienes garantía de que el sistema sigue funcionando aunque cambies de proveedor? Si no te responden claro a esto, huye. Hay sistemas que te secuestran los datos.
Mi consejo para no arrepentirte
No preguntes "¿cuánto cuesta un software?". Pregunta "¿cuánto me cuesta seguir como estoy?"
Haz esta cuenta en 2 minutos:
- Horas al mes que tu equipo pierde en Excel x $ valor hora = $X
- Pedidos al mes donde perdiste plata sin saberlo x margen perdido = $Y
- Clientes perdidos al mes por demora en cotizar x valor promedio = $Z
- Multas DIAN al año / 12 = $W
Tu costo de no tener software = X+Y+Z+W al mes.
Si eso te da $6M al mes, un software de $24M se paga en 4 meses. Después es ganancia.
¿Quieres un precio cerrado sin sorpresas para tu caso real?
No te voy a mandar una cotización genérica. En 20 minutos por videollamada mapeamos tu proceso crítico y te digo: estás en Nivel 1, 2 o 3, vale $X, se demora Y semanas y te da ROI en Z meses. Si no te sirve, te digo de frente.
En TotalSys Solutions cobramos por resolver tu dolor, no por hora. Precio cerrado, licencia de uso perpetua y soporte por WhatsApp directo.